Электронная Подпись в Охране Труда

Вопрос от Максима:

Добрый день, т.к. на этом сайте рассматриваются прогрессивные приемы, то возлагаю особую надежду по следующему вопросу. 6 апреля 2011 г. появился N 63-ФЗ «Об электронной подписи», который отменяет старый и он фактически открывает юридическим лицам возможность осуществлять любые действия «Статья 1. Сфера действия настоящего Федерального закона Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий»

Поэтому возникает вопрос – Если компания территориально распределена, то есть проблема проведения водных инструктажей, обучения и аттестации сотрудников в территориально удаленных подразделениях. Наше государство «100 лет назад» придумало «геморрой» в виде пронумерованных и прошнурованных журналов и подписей везде, где только можно придумать, а отменять эту норму, не смотря на появление новых технологий, не хочет. Конечно можно выслать по почте туда, а потом обратно и все – это конечно возможно, но это как минимум не эффективно, особенно для моей компании, когда около 4000 сотрудников находятся в территориально удаленных подразделениях, а как максимум опять же прошлый век, пора переходить на новые технологии, если конечно это возможно. Есть ли опыт или хотя бы информация о возможности применения цифровой подписи для проведения инструктажей, обучения и аттестации. А может и другими методами фиксации – например, с применением вебкамеры (т.е. запись на видео и хранение этой записи), в том числе фиксации очного вводного инструктажа, что бы не заполнять журнал и т.п. для интереса я посчитал, что на заполнение журнала регистрации вводного инструктажа (включая подрядчиков) в год на один завод (конечно, это актуально для нашей компании) трудопотери составляют 26 часов, а если пересчитать на всю компанию, то 2 инженера по охране труда, в год – а ведь в это время можно сделать и более полезную работу. А теперь представьте они еще начнут почту туда и обратно отправлять (что бы работать с территориально удаленными подразделениями).

Ответ для Максима:

Вопрос достаточно интересный, и требует достаточного рассмотрения и углубления. Что касается работы государства, то она, вряд ли когда-то была идеальной. Из года в год, контраст за контрастом. Сначала «умы» придумают, после спеша внедряют, а после выявляются нелепые дефекты и разногласия с уже имеющейся нормативной базой.

Для решения вопроса, о том как работать с удаленными подразделениями в области охраны труда, есть как минимум два пути, дедовский и современный.

1. «Дедовский» метод.

В каждом подразделении создается СУОТ (система управления охраной труда). Обучаются по охране труда руководители и специалисты удаленного подразделения (минимум 3 человека) и между ними распределяется ответственность и обязанности по ведению работ в области охраны труда (в том числе проведение инструктажей по охране труда, проведения ежегодного обучения по охране труда и т.д.) Кто-то проводит инструктажи, кто-то организует обучение в УЦ, все вместе, в составе комиссии проводят ежегодное обучение. Приказами (распоряжениями) распределяются обязанности в том, кто будет вести тот или иной журнал инструктажей по охране труда. И такая система в каждом удаленном подразделении. При плановой проверки ГИТ, о которой можно узнать заблаговременно, например здесь, журналы, протоколы проверки знаний по охране труда , копии удостоверений можно отправить экспресс почтой (если очень срочно то авиа перевозками). Это как бы «дедовский» вариант соответствующий «дедовской» нормативной базе.

2. Современный метод (Электронная подпись)

Как такого опыта в использовании электронной подписи при ведение дел по охране труда, лично у меня, к сожалению еще не было, но не смотря на его отсутствие, я все же имею представление как это может выглядеть и как это можно организовать.

Данное представление распространяется на проведение вводного инструктажа по охране труда и ежегодное обучение по охране труда. Что касается (обучения) аттестации руководителей и специалистов, то этим занимаются специализированные учебные центры, и они кстати, как правило, занимаются и дистанционным обучением. Но сейчас не об этом. Выглядеть инструктажи и обучение могут следующим образом. В удаленном подразделении и управленческом центре имеются специализированно оборудованные места, а именно, планшетники (планшетный компьютер), web камеры с аудио сопровождением. С помощью web камеры осуществляется визуальный и аудиальный контакт с инструктируемым. Проводиться вводный инструктаж по утвержденной программе. После проведения инструктажа, инструктируемый расписывается в электронной форме (рекомендованной) журнала регистрации вводного инструктажа (доступ к этой форме имеется с двух сторон), после расписывается инструктирующий. После того как 2 страницы заполнились, их следует определить в папку 1 как один лист и т.д. Это позволит синхронизировано вести журнал. После того как заполненных листов будет на собственное усмотрение более чем достаточно, то, все это через опцию «Печать» превращается в макулатуру. Которую в свою очередь следую оформить должным образом: сделать титульную страницу, пронумеровать, прошнуровать и убрать на полочку.

В случае с ежегодным обучением по охране труда, выглядеть все будет примерно так же, только вместо электронной формы журнала регистрации вводного инструктажа, будут протоколы проверки знаний по охране труда. Обучаемый расписался, за ним расписались председатель комиссии, члены комиссии.

В случае чего, если ГИТ окажется на редкость вредным, то по крайней мере этот спор можно будет обосновать в судебном порядке. Ссылка будет на статью 1, N 63-ФЗ, а именно ее последнюю часть «при совершении иных юридически значимых действий».

Как это организовать?

При любой организации какого либо мероприятия, самое важное — это финансирование 🙂 Если оно есть, то все организуется и все настраивается. Для того чтобы организовать проведение вводного инструктажа по охране труда и ежегодное обучение, следует создать специализированно оборудованные места. Для того чтобы это сделать, необходимо закупить планшетники на удаленные подразделения и в управленческий центр, к ним web камеры с возможностью аудио сопровождения (микрофон), и не менее важное доступ к сети Интернет. Для качественной и по максимуму эффективной работы всей этой системы, IT специалист создает защищенную базу данных и настраивает ее для двухсторонней работы. Вот пожалуй и весь современный подход к решению задач в области охраны труда.