Чаще всего в электронном виде работодатели рассылают своим сотрудникам уведомления о переводе на дистанционную работу. Также среди часто отправляемых электронных документов – трудовые договоры и заявления о переносе отпуска.
Такие данные приводятся в докладе Минтруда, составленном на основе анализа отчётов работодателей, которые принимают участие в эксперименте по электронному кадровому документообороту. До конца 2020 года все желающие компании могли стать его участниками. Сейчас в эксперимент вступить нельзя. Апробация новой системы обмена данными между работодателями и работниками завершится в конце марта, но Минтруд предлагает продлить эксперимент.
Всего к нему присоединились около 400 участников. Общая штатная численность работников организаций, принимающих участие в эксперименте и представивших отчёты о его результатах, – около 1 млн человек. В целом обходиться без бумажных документов понравилось и начальникам, и подчинённым.
Наибольший интерес система вызвала у крупных организаций, которые заинтересованы в сокращении издержек на ведение кадрового документооборота, а также организаций, занятых в технологически ёмких секторах экономики, таких, как информационные технологии, оказание финансовых услуг, бухгалтерский учёт и так далее. Для создания и подписания электронных кадровых документов среди работодателей, представивших отчёты, около 58% используют собственную информационную систему, 21% – подсистему ЭКД портала «Работа в России», 21% – оба вида систем. Поработав в этих системах, работодатели нашли ряд проблем, без исправления которых масштабировать переход на электронные документы будет сложно.
С электронными документами понравилось работать предприятиям торговли, образования, производителям продуктов.
Главные проблемы – отсутствие единых требований к формату электронных документов, подходов и правил их хранения, отсутствие регулирования в части сохранения юридической значимости документа после истечения срока действия сертификата электронного ключа, которым данный документ был подписан. И, наконец, ещё одна важная проблема – пока нет понятного механизма увольнения сотрудника через электронный документооборот.
