Автоматизация составление карт выдачи СИЗ при помощи Excel (обновлено)

Приветствую, друзья! Наши подписчики и коллеги Линар Муллахметов и Игорь поделились со всеми своими excel-разработками, с помощью которых каждый желающий может автоматизировать составление карт выдачи СИЗ. Лучи добра и вопросы авторам пишите в комментариях.

Обновление от 19.06.2022 – два обновления excel-разработки от Линара (выгрузка данных с 1С Бухгалтерия, новые колонки для занесения данных и т.д.).

Автоматизация составление карт выдачи СИЗ от Линара

Прошу выложить приложенный файл, возможно он будет кому то полезен.
Данный excel-файл поможет в быстрые сроки составить карты выдачи СИЗ на работников предприятия (лично меня выручил тем, что перед проверкой помог составить карточки на 600 человек).

Обновление от 19.06.2022 №1

Здравствуйте, отправляю Вам файл для автоматизации переноса данных, выгруженных с 1С бухгалтерия, и дальнейшего отслеживания сроков выдачи СИЗ. У кого на предприятии нету 1С, то можно просто воспользоваться файлом Данные по СИЗ.xlsm. Для работы с файлами у Вас должны быть включены макросы и установлен стиль ссылок буквенный (А,В,С …), а не цифровой (1,2,3…).
Для начала нам надо подготовить файлы к работе:
1.Займемся файлом Данные по СИЗ.xlsm. Для этого занесем наименования СИЗ на листе Подразделения начиная с ячейки G1 (в примере уже заполнены моими данными). Проще сокращать наименования СИЗ, как это сделано в моём файле, далее Вы поймете почему. Так же заполним столбцы «Срок носки» (в месяцах), столбцы «Дата окончания» и «Процент износа» заполняются автоматически.
2.Теперь займемся файлом Макрос на замену наименований СИЗ.xlsm. При получении Отчёта из бухгалтерии мы получим данные по спецодежде примерно в таком виде – 00-00003947 КАСКА ОРАНЖ, 00-00011355 САПОГИ КИРЗОВЫЕ УТЕПЛЕННЫЕ, но нас это не устраивает, нам надо их преобразовать в данные, которые мы сможем использовать для переноса (в примере уже заполнены моими данными). Для этого на листе ReplaceList в столбце А напишем наименования СИЗ, указанные в Отчёте (в примере уже заполнены моими данными). Наименования СИЗ дублируются, поэтому в будущем лучше их предварительно подчистить. Для этого я пользуюсь встроенными инструментами экселя, которые расположены на вкладке Данные-Удалить дубликаты. Далее в столбце В внесем наши наименования СИЗ (те, что мы указывали в п. 1) (в примере уже заполнены моими данными), в столбце Е внесем данные, которые надо убрать из таблицы (в примере уже заполнены моими данными).
Файлы готовы к работе. Теперь перенесем данные с наименованиями СИЗ и датой их ввода из Отчёта на лист Specification файла Макрос на замену наименований СИЗ.xlsm (в примере уже заполнены моими данными), после чего на том же листе нажмем на кнопку «Массовая замена». Всё, файлы преобразованы. Теперь скопируем два преобразованные столбца (А и В) на лист “Выгрузка из 1С” в файл Данные по СИЗ.xlsm, после чего перейдем на лист Подразделения и нажмем на кнопку “Подставить данные из таблицы “Выгрузка из 1С”, вуаля, данные по выдаче перенесены, магия – не иначе =)
Теперь перейдем на лист “Потребность” – при нажатии на кнопку “Сформировать списки по всем подразделениям”, данные из выбранного диапазона дат (ячейки А4 и С4), будут перенесены. Диапазон дат можно выбирать такой, какой Вам нужен. Всё, теперь мы знаем кому, когда и что надо выдать, а также тех, кто СИЗ до сих пор не обеспечен. Если Вы занимаетесь закупкой СИЗ, то далее Вам еще можно поиграться со сводными таблицами, чтобы подсчитать количество СИЗ для закупки. Я данный файл использую лишь для того, чтобы при проверке подразделения посмотреть кто обеспечен СИЗ, а кто нет. В начале всё кажется очень запутанным и сложным, но сейчас у меня вся эта операция занимает не более 5 минут =) Надеюсь помог Вам хоть как то упростить рутинную работу.

Вложенные файлы:

  • Данные по СИЗ (.xlsm)
  • Макрос на замену наименований СИЗ (.xlsm)

Обновление от 19.06.2022 №2

Здравствуйте, прошу обновить файл для составления ЛК СИЗ
1. Добавлены колонки для занесения данных по полу (ставиться автоматически в зависимости от отчества), росту, размеру одежды, размеру обуви.
2. Открыта карта ЛК СИЗ для ее редактирования (если кому то нужно внести изменения в форму).
Второй вариант составления ЛК СИЗ:
1. Для работы необходимо заполнить листы:
– Данные по работникам (столбец с полом заполняется автоматически при внесении отчества сотрудника);
– Нормы выдачи СИЗ (столбец G не удалять, по нему данные по СИЗ переносятся в ЛК СИЗ);
– Сертификаты (здесь надо указывать наименования СИЗ, которые Вы будете записывать на оборотную сторону ЛК СИЗ, данные по сертификатам будут автоматически заноситься в карточку).
Т.к. при наличии объеденных ячеек эксель не позволяет автоматически расширять высоту ячейки в зависимости от количества текста в ней, то на всякий случай добавил оборотную сторону еще на один лист – ЛК СИЗ (оборотная 2 вариант).
2. Для формирования ЛК СИЗ на сотрудника в строке ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА № введите порядковый номер сотрудника, который указан на листе Данные по работникам (в примере это 1,2,3).

Вложенные файлы:

  • Для составления ЛК СИЗ (.xlsm)
  • Создание карточек выдачи СИЗ(обновлено) (.xlsb)

Инструкция по составлению карт выдачи СИЗ (Л)

Для работы с excel-программой необходимо:

  1. Включить макросы.
  2. Заполнить вторую вкладку “Нормы выдачи СИЗ”.
  3. Заполнить данные по работникам.
  4. Доп. инструкцию читайте в обновлениях выше

Если вы пропустите какую-нибудь профессию или должность, то Excel вам об этом напишет.

Скачать > Excel-программа для составления карт выдачи СИЗ (Л)

Автоматизация составление карт выдачи СИЗ от Игоря

Отличный макрос написан (про разработку Линара – прим. ред.).
Было бы полезно сделать отслеживание сроков выдачи.
Можно было и проще через формулы сделать заполнение карточек, что бы при выборе фамилии из списка автоматически подтягивались и рост и размер и пол и нормы выдачи в зависимости от профессии.
Если кому интересно могу выслать такой вариант. (с радостью публикуем – прим. ред.)

Инструкция по составлению карт выдачи СИЗ (И)

 п/п

Онлайн-сервис №1 для оценки профессиональных рисков и управления охраной труда

Деловые игры по охране труда, пожарной безопасности и электробезопасности

Обучение по охране труда и смежным направлениям

ДействиеГде

Комментарии

1

Заполнить вкладку “Список”

столбцы E-R

Если, в столбце D не появилось ФИО, протяните формулу из вышестоящей ячейки

2

На вкладке “Должности” заполняем имеющиеся должности и коды. Для должностей с одинаковыми СИЗ присваиваем единый код, для остальных индивидуальный.

столбцы A,B

3

Заполняем необходимые нормы на вкладке “Нормы” для каждой профессии в одну строку.
А-название должности.
B-код.
Столбцы G-X -виды выдаваемых СИЗ (максимум 18 позиций).
Следящие 18 ячеек п. Правил.
Следующие 18 ячеек -единицы измерения.
Следующие 18 ячеек -количество на год.

столбцы A,B, G-BZ

4

На вкладке “Карточка” кликаем на поле Фамилии, все данные должны автоматически подтянуться

L9

5

На обратной стороне карточки выбираем из списка нужные СИЗ

А50-67

6

Распечатываем карточку и подписываемНе забываем поблагодарить автора избавившего Вас от рутинной работы 🙂

Скачать > Excel-программа для составления карт выдачи СИЗ (И)

На этом всё.

Продолжение следует …

Оцените заметку
4.82 / 34
Добавить в избранное
Добавить комментарий

Error messages

Нажимая на кнопку "Отправить комментарий", я даю своё согласие на обработку персональных данных и принимаю политику конфиденциальности.

  1. Екатерина PRO+

    Добрый день, подскажите пожалуйста, как считается % износа в таблице “Данные СИЗ” от Линара? Почему в графе “Дата окончания” при сроке носки 12 мес дата сокращается на неделю?

    Ответить
    • Линар PRO+

      Здравствуйте, делал для своего удобства с запасом на неделю, если Вам надо точную дату, то поменяйте формулу на – =ЕСЛИОШИБКА(ДАТА(ГОД(G3);МЕСЯЦ(G3)+H3;ДЕНЬ(G3));” “)
      По проценту износа примерно так – сегодня – дата выдачи СИЗ/дата окончания – дата выдачи СИЗ

      Ответить
    • Екатерина PRO+

      Линар, большое спасибо за ответ и за выложенные документы

      Ответить
    • Линар PRO+

      Главное, чтобы Вам это помогло в работе! И спасибо за обратную связь.

      Ответить
  2. Татьяна

    Здорово. Я бы попробовала вашу редакцию, где подтягиваются по фамилии размеры. А где с1 взять? И какая нужна версия сюда?

    Ответить
    • Линар PRO+

      Файлы выложены, инструкции тоже, просто следуйте им. Выгрузку по СИЩ с 1С запросите в бухгалтерии.

      Ответить
  3. НатальЯ PRO+

    Линар день добрый, прошу помощи, программа заполнена, макросы включены, если нет пароля я не понимаю почему не работает. Буду благодарна. Могу выслать заполненный файл. Yagnyuk_ne@v-k-b.ru

    Ответить
  4. Дмитрий PRO+

    Спасибо!!!

    Ответить
  5. Юлия PRO+

    Хорошего Всем дня! Спасибо!!!

    Ответить
  6. Мария PRO+

    Добрый день. Спасибо, очень выручит. А можно добавить оборотную сторону карточки, чтобы автоматически заполнялись сведения по сертификатам?

    Ответить
  7. Елена PRO+

    добрый день ) спасибо за файл . У меня не получается сформировать карту по заполненному сотруднику .. выходит только Архипов с вашего файла. Могли бы вы мне помочь разобраться? спасибо

    Ответить
    • Игорь PRO+

      Елена, если у Вас заполнена фамилия на вкладке “Список” столбец Е. То на вкладке
      Карточка, вы сможете ее выбрать в ячейке L 9? кликнув по ячейке или по стрелке справа.

      Ответить
    • Наталья

      Игорь Линар свяжитесь пожалуйста со мной хочу купить пароль (без него не корректируется).

      Ответить
    • Игорь PRO+

      Пароль в моих комментариях ниже.

      Ответить
    • Линар PRO+

      Там вроде как паролей нету =)

      Ответить
    • Елена PRO+

      спасибо))))

      Ответить
  8. Гульшат PRO+

    Здорово. Большое спасибо

    Ответить
  9. Елена

    Огроменное спасибо!

    Ответить
  10. Елена

    Очень замечательная программа, огромное спасибо разработчику!

    Ответить
  11. Сергей PRO+

    Все супер, но не хватает оборотной стороны карточки.

    Ответить
  12. Александр PRO+

    Спасибо Линар!
    А когда доработается будет вообще отлично и профессионально

    Ответить
  13. Евгений PRO+

    Удобная вещь…

    Ответить
  14. Игорь PRO+

    Отличный макрос написан.
    Было бы полезно сделать отслеживание сроков выдачи.
    Можно было и проще через формулы сделать заполнение карточек, что бы при выборе фамилии из списка автоматически подтягивались и рост и размер и пол и нормы выдачи в зависимости от профессии.
    Если кому интересно могу выслать такой вариант.
    (Внимание! Разработка Игоря опубликована в этой же заметке, скачивайте кто хочет – прим.ред)

    • Ислам PRO+

      Спасибо! Отличный макрос. Игорь, а возможно увеличить перечень…….не 18 позиций, а скажем 25? Самому не получается, так как макрос закодирован.

      Ответить
    • Игорь PRO+

      Можно, хотя будут проблемы в размещением на одной странице А4. Макросов там нет.
      Защита от ошибок “emg”.

      Ответить
    • Антон Хабиров автор PRO+

      Зачем же в личку? Присылайте нам и мы опубликуем здесь же. Иначе ветка комментариев превратится в помойку из электронных адресов.

      Ответить
    • Игорь PRO+

      Я не участник PRO+, поэтому прислать затруднительно.

      Ответить
    • Сергей PRO+

      Так просто вышлите Антону, а дальше дело за малым))

      Ответить
    • Валентина PRO+

      Здравствуйте, а мне можно такой вариант прислать пожалуйста? мимими

      Ответить
    • Андрей PRO+

      День добрый! Очень интересно посмотреть Ваш вариант.

      Ответить
    • Линар PRO+

      Тут смысл в составлении сразу большого количества карточек. Мне интересно, скиньте пожалуйста)

      Ответить
  15. Дмитрий PRO+

    Добрый день! Отлично сделано, а можно добавить еще 477 нормы?

    Ответить
  16. Альберт PRO+

    Добрый день. Все отлично, но в организации работают не только мужчины, но и женщины. Как сделать, чтобы в карточке правильно писал пол сотрудника? И в карточке самой необходимо кое-что подправить, как сделать (исправление в бланке)

    Ответить
    • Линар PRO+

      По поводу внесения пола, размера одежды и обуви – внесу дополнение в ближайшее время. Какие исправления необходимо еще добавить?

      Ответить
    • Альберт PRO+

      В карточке внизу указать: Ответственное лицо за ведение карточек учета выдачи СИЗ (по новому приказу №766н)

      Ответить
  17. Анастасия

    Бесценный ресурс для работы, огромная благодарность Линару Муллахметову за таблицу. Лучики добра и света)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))

    Ответить
  18. Владимир PRO+

    Добрый день. Файл очень нужный, единственный минус, что он не делает обратную сторону личной карты выдачи СИЗ.

    Ответить
    • Александр PRO+

      Полностью согласен. Какой смысл этой программы без оборотной стороны карточки с местами для подписи?

      Ответить
    • Линар PRO+

      Здравствуйте, все очень просто, оборотная сторона карточки типовая,я ее брал из интернета и после распечатки лицевой стороны, печатал оборотную по количеству распечатанных карт. Но спасибо за комментарий, подумаю как реализовать данное направление!

      Ответить
    • НатальЯ PRO+

      Линар день добрый, если пароля нет, я не понимаю почему у меня, прграмма не работает. Всё заполнила. Помогите пожалуйста. Буду признательна.Куда можно Вам отправить файл.

      Ответить
    • Елена PRO+

      СПАСИБО ЗА ВАШ ТРУД . Нет ли у вас таблички чтоб можно было следить за выдачей СИЗ . Чтоб допустим показывало сколько дней осталось до выдачи следующего сиз. Спасибо

      Ответить
    • Линар PRO+

      Добрый день! В ближайшее время постараюсь сделать.

      Ответить
    • Макмим

      Скажите пожалуйста не могли бы Вы сделать аналогично карточку выдачи смывающих и (или) обезвреживающих средств?

      Ответить