Автоматизация составление карт выдачи СИЗ при помощи Excel (обновлено)

Приветствую, друзья! Наши подписчики и коллеги Линар Муллахметов и Игорь поделились со всеми своими excel-разработками, с помощью которых каждый желающий может автоматизировать составление карт выдачи СИЗ. Лучи добра и вопросы авторам пишите в комментариях.

Обновление от 20.01.2023 — Игорь высылал файл со снятой защитой.

Автоматизация составление карт выдачи СИЗ от Линара

Прошу выложить приложенный файл, возможно он будет кому то полезен.
Данный excel-файл поможет в быстрые сроки составить карты выдачи СИЗ на работников предприятия (лично меня выручил тем, что перед проверкой помог составить карточки на 600 человек).

Обновление от 19.06.2022 №1

Здравствуйте, отправляю Вам файл для автоматизации переноса данных, выгруженных с 1С бухгалтерия, и дальнейшего отслеживания сроков выдачи СИЗ. У кого на предприятии нету 1С, то можно просто воспользоваться файлом Данные по СИЗ.xlsm. Для работы с файлами у Вас должны быть включены макросы и установлен стиль ссылок буквенный (А,В,С …), а не цифровой (1,2,3…).
Для начала нам надо подготовить файлы к работе:
1.Займемся файлом Данные по СИЗ.xlsm. Для этого занесем наименования СИЗ на листе Подразделения начиная с ячейки G1 (в примере уже заполнены моими данными). Проще сокращать наименования СИЗ, как это сделано в моём файле, далее Вы поймете почему. Так же заполним столбцы «Срок носки» (в месяцах), столбцы «Дата окончания» и «Процент износа» заполняются автоматически.
2.Теперь займемся файлом Макрос на замену наименований СИЗ.xlsm. При получении Отчёта из бухгалтерии мы получим данные по спецодежде примерно в таком виде — 00-00003947 КАСКА ОРАНЖ, 00-00011355 САПОГИ КИРЗОВЫЕ УТЕПЛЕННЫЕ, но нас это не устраивает, нам надо их преобразовать в данные, которые мы сможем использовать для переноса (в примере уже заполнены моими данными). Для этого на листе ReplaceList в столбце А напишем наименования СИЗ, указанные в Отчёте (в примере уже заполнены моими данными). Наименования СИЗ дублируются, поэтому в будущем лучше их предварительно подчистить. Для этого я пользуюсь встроенными инструментами экселя, которые расположены на вкладке Данные-Удалить дубликаты. Далее в столбце В внесем наши наименования СИЗ (те, что мы указывали в п. 1) (в примере уже заполнены моими данными), в столбце Е внесем данные, которые надо убрать из таблицы (в примере уже заполнены моими данными).
Файлы готовы к работе. Теперь перенесем данные с наименованиями СИЗ и датой их ввода из Отчёта на лист Specification файла Макрос на замену наименований СИЗ.xlsm (в примере уже заполнены моими данными), после чего на том же листе нажмем на кнопку «Массовая замена». Всё, файлы преобразованы. Теперь скопируем два преобразованные столбца (А и В) на лист «Выгрузка из 1С» в файл Данные по СИЗ.xlsm, после чего перейдем на лист Подразделения и нажмем на кнопку «Подставить данные из таблицы «Выгрузка из 1С», вуаля, данные по выдаче перенесены, магия — не иначе =)
Теперь перейдем на лист «Потребность» — при нажатии на кнопку «Сформировать списки по всем подразделениям», данные из выбранного диапазона дат (ячейки А4 и С4), будут перенесены. Диапазон дат можно выбирать такой, какой Вам нужен. Всё, теперь мы знаем кому, когда и что надо выдать, а также тех, кто СИЗ до сих пор не обеспечен. Если Вы занимаетесь закупкой СИЗ, то далее Вам еще можно поиграться со сводными таблицами, чтобы подсчитать количество СИЗ для закупки. Я данный файл использую лишь для того, чтобы при проверке подразделения посмотреть кто обеспечен СИЗ, а кто нет. В начале всё кажется очень запутанным и сложным, но сейчас у меня вся эта операция занимает не более 5 минут =) Надеюсь помог Вам хоть как то упростить рутинную работу.

Вложенные файлы:

• Данные по СИЗ (.xlsm)
• Макрос на замену наименований СИЗ (.xlsm)

Обновление от 19.06.2022 №2

Здравствуйте, прошу обновить файл для составления ЛК СИЗ
1. Добавлены колонки для занесения данных по полу (ставиться автоматически в зависимости от отчества), росту, размеру одежды, размеру обуви.
2. Открыта карта ЛК СИЗ для ее редактирования (если кому то нужно внести изменения в форму).
Второй вариант составления ЛК СИЗ:
1. Для работы необходимо заполнить листы:
— Данные по работникам (столбец с полом заполняется автоматически при внесении отчества сотрудника);
— Нормы выдачи СИЗ (столбец G не удалять, по нему данные по СИЗ переносятся в ЛК СИЗ);
— Сертификаты (здесь надо указывать наименования СИЗ, которые Вы будете записывать на оборотную сторону ЛК СИЗ, данные по сертификатам будут автоматически заноситься в карточку).
Т.к. при наличии объеденных ячеек эксель не позволяет автоматически расширять высоту ячейки в зависимости от количества текста в ней, то на всякий случай добавил оборотную сторону еще на один лист — ЛК СИЗ (оборотная 2 вариант).
2. Для формирования ЛК СИЗ на сотрудника в строке ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА № введите порядковый номер сотрудника, который указан на листе Данные по работникам (в примере это 1,2,3).

Вложенные файлы:

• Для составления ЛК СИЗ (.xlsm)
• Создание карточек выдачи СИЗ(обновлено) (.xlsb)

Инструкция по составлению карт выдачи СИЗ (Л)

Для работы с excel-программой необходимо:

1. Включить макросы.
2. Заполнить вторую вкладку «Нормы выдачи СИЗ».
3. Заполнить данные по работникам.
4. Доп. инструкцию читайте в обновлениях выше

Если вы пропустите какую-нибудь профессию или должность, то Excel вам об этом напишет.

Скачать > Excel-программа для составления карт выдачи СИЗ (Л) (файлы по ссылке обновлены 19.06.2022)

Автоматизация составление карт выдачи СИЗ от Игоря

Отличный макрос написан (про разработку Линара — прим. ред.).
Было бы полезно сделать отслеживание сроков выдачи.
Можно было и проще через формулы сделать заполнение карточек, что бы при выборе фамилии из списка автоматически подтягивались и рост и размер и пол и нормы выдачи в зависимости от профессии.
Если кому интересно могу выслать такой вариант. (с радостью публикуем — прим. ред.)

Обновление от 21.07.2022

Добрый день.
Я переосмыслил алгоритмы работы файла форма размеры СИЗ. Добавил регистрацию выдачи и анализ потребностей в замене СИЗ, инструкцию и много чего ещё. Предлагаю заменить старый файл.
Игорь

Обновление от 20.01.2023

Добрый день.
С нового года у пользователей возникли проблемы с изменением года на вкладке «Учёт».
Поэтому высылаю файл со снятой защитой.
Прошу заменить файл на сервере.
Игорь

Инструкция по составлению карт выдачи СИЗ (И)

Скачать > Excel-программа для составления карт выдачи СИЗ (И) (файл по ссылке обновлён 20.01.2023)

На этом всё.

Продолжение следует …