Что такое номенклатура дел и на основании чего она разрабатывается?
Перечень документов, образующихся в процессе деятельности организации – это номенклатура дел. Она представляет собой систематизированный список дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Такие перечни создаются на основе типичных перечней документов, утверждаемых уполномоченными государственными органами, а также на основе:
- Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019;
- Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 31.07.2023 № 77;
- Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 02.03.2020 № 24;
- Методических рекомендаций по подготовке перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов исполнительной власти, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Росархивом 08.02.2022 № 236;
- другими нормативными правовыми актами Российской Федерации, регламентирующими состав и сроки хранения отдельных видов документов.
На сегодняшний день Перечни документов, образующихся в процессе деятельности, утверждены целым рядом федеральных органов. Мы сделали подборку из почти сорока ведомственных нормативных актов.
На основании этих документов вам будет проще разработать номенклатуру дел для вашей организации.
На SPEC.ФОРУМЕ Алим Хасанович дал отличный пример номенклатуры дел по охране труда и смежным направлениям:
Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Минпросвещения и подведомственных ему организаций
Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Министерства просвещения Российской Федерации и подведомственных ему организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Минпросвещения от 27.08.2025 № 624.
Распоряжением Правительства Российской Федерации от 27.07.2018 № 1293-р утверждены:
- Перечень организаций, подведомственных Министерству науки и высшего образования Российской Федерации;
- Перечень организаций, подведомственных Министерству просвещения Российской Федерации;
- Перечень организаций, подведомственных Рособрнадзору.
Так, в Перечень организаций, подведомственных Министерству просвещения, включили 85 организаций.
Перечень предназначен для использования его при составлении номенклатур дел, отборе документов на постоянное и временное хранение, выделении документов с истёкшими сроками хранения к уничтожению, а также для использования в работе экспертных комиссий.
Перечень содержит 17 разделов и построен по функционально-отраслевому принципу. Обращаем внимание, что документы, которые образуются в процессе реализации мероприятий по охране труда могут быть «вшиты» не только в одноимённый раздел, но и в другие тематические разделы (выделены ниже).
Раздел 1 «Организация системы управления» включает документы, отражающие:
- нормативно-правовое обеспечение деятельности;
- распорядительную деятельность;
- документы по организационным основам управления, включая создание (ликвидацию) организаций, организацию их деятельности, управление и распоряжение имуществом;
- осуществление функции контроля;
- документационное обеспечение управления и организацию хранения документов;
- организацию архивного хранения документов.
Раздел 2 «Планирование деятельности» включает документы, отражающие вопросы:
- прогнозирования, перспективного и текущего планирования деятельности;
- отчётности о выполнении планов;
- осуществления закупок товаров, работ, услуг для государственных нужд;
- предоставления и получения субсидий, получения грантов.
Раздел 3 «Финансовое обеспечение деятельности» включает:
- документы по формированию бюджетов Министерства просвещения Российской Федерации и подведомственных ему организаций, о разработке и изменении финансовых планов, финансовом обеспечении всех направлений деятельности Минпросвещения России, финансовой отчётности;
- документы по контролю за расходованием финансов и использования имущественного комплекса в подведомственных организациях.
Раздел 4 «Учёт и отчётность» включает документы по:
- бухгалтерскому, статистическому учёту и отчётности;
- учету оплаты труда;
- налогообложению;
- учёту имущества.
Раздел 5 «Международное сотрудничество» включает документы об организации и осуществлении Минпросвещения России международного сотрудничества, об участии в работе международных организаций (объединений).
Раздел 6 «Информационная деятельность» включает документы об информационной, издательской деятельности, об организации и проведении конгрессов, конференций, советов, семинаров, выставок.
Раздел 7 «Трудовые отношения» включает документы по вопросам:
- организации труда и служебной деятельности;
- оплаты и нормирования труда;
- по улучшению условий и охраны труда.
Раздел 8 «Кадровое обеспечение» включает документы по:
- приёму, переводу на другую работу (перемещению), увольнению работников, кадровому учёту;
- противодействию коррупции;
- аттестации, повышению квалификации и профессиональной переподготовке работников, независимой оценке квалификации;
- награждению.
Раздел 9 «Образовательная деятельность» включает документы:
- об образовательных стандартах;
- развитии образовательных организаций;
- формах обучения;
- готовности организации, осуществляющей образовательную деятельность, к учебному году;
- использовании в образовательном процессе учебников, учебных пособий, иных учебных изданий;
- цифровой трансформации образования.
Раздел 10 «Дополнительное образование, воспитание, организация отдыха и оздоровления обучающихся» включает документы по:
- развитию и финансированию дополнительного образованию детей;
- образовательным программам дополнительного образования детей, включая детей-инвалидов, с учётом их образовательных потребностей;
- состоянии работы клубов и кружков;
- создании и работе музеев;
- краеведческой работе.
Раздел 11 «Опека и попечительство в отношении несовершеннолетних граждан» включает документы по вопросам усыновления (удочерения) и иных формах устройства детей на воспитание в семьи.
Раздел 12 «Социальная поддержка и социальная защита обучающихся» включает документы по социальной поддержке и социальной защите обучающихся.
Раздел 13 «Научно-исследовательская деятельность» включает документы по:
- организации, проведению и координации научно-исследовательских работ в сфере образования;
- приёму и утверждению законченных научно — исследовательских работ;
- внедрению результатов работ в сферу образования, а также по научно-консультационной и аналитической работе в сфере образования и информационному обеспечению научной и научно-технической деятельности подведомственных организаций.
Раздел 14 «Материально-техническое обеспечение деятельности» включает документы, образующиеся в ходе обеспечения организации необходимыми материалами, техникой, оборудованием, а также в работе по организации хранения материальных ценностей.
Раздел 15 «Административно-хозяйственное обеспечение деятельности» включает документы по:
- эксплуатации зданий, строений, сооружений;
- транспортному обслуживанию и информационно-телекоммуникационному обеспечению.
Раздел 16 «Обеспечение режима безопасности, гражданская оборона и защита от чрезвычайных ситуаций» включает документы по:
- организации охраны, пропускного режима;
- обеспечении антитеррористической защищенности и пожарной безопасности;
- организации гражданской обороны и защиты от чрезвычайных ситуаций, по организации мобилизационной подготовки.
Раздел 17 «Социально-бытовые вопросы» включает документы по:
- социальному страхованию, социальной защите;
- медико-санитарному обслуживанию;
- об обеспечении жильём и коммунальными услугами работников Министерства просвещения Российской Федерации, подведомственных ему организаций и обучающихся.
В раздел 7 «Трудовые отношения» включили документы по вопросам организации труда и служебной деятельности; оплаты и нормирования труда; по улучшению условий и охраны труда (подраздел 7.3):
7.3. Охрана труда | ||||||
| 485. | Соглашения по охране труда | До замены новыми | До замены новыми | До замены новыми | До замены новыми | |
| 486. | Отчёты по проведению специальной оценки условии труда и документы к ним (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сведения, данные, сводные ведомости, декларации соответствия, карты специальной оценки условий труда на конкретные рабочие места, перечни мероприятии по улучшению условии и охраны труда) | — | 45 лет (1) | 45 лет (1) | 45 лет (1) | (1) При вредных и опасных условиях труда 50 /75 лет |
| 487. | Сертификаты соответствия работ по охране труда (сертификаты безопасности) | 5 лет (1) | 5 лет (1) | 5 лет (1) | 5 лет (1) | (1) После истечения срока действия сертификата |
| 488. | Планы мероприятий по улучшению условий труда работников | 5 лет | 5 лет | 5 лет | 5 лет | |
| 489. | Типовые инструкции по охране труда | 3 года (1) | 3 года (1) | 3 года (1) | 3 года (1) | (1) После замены новыми |
| 490. | Документы (справки, предложения, обоснования, переписка) о состоянии и мерах по улучшению охраны труда | 5 лет | 5 лет | 5 лет | 5 лет | |
| 491. | Отчёты по производственному травматизму и условиям труда работников | 5 лет | 5 лет | 5 лет | 5 лет | |
| 492. | Документы (уведомления, проверочные листы, списки контрольных вопросов, задания, запросы, справки, акты, заключения, отчёты, представления, предписания, постановления, предупреждения, предостережения, пояснения, возражения) по осуществлению федерального государственного контроля (надзора) за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права | 10 лет | 10 лет | 10 лет | 10 лет | |
| 493. | Перечни работ с вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых запрещается применение труда лиц, не достигших 18-летнего возраста, женщин | _ | До замены новыми | До замены новыми | До замены новыми | |
| 494. | Перечни вредных, опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования) | _ | До замены новыми | До замены новыми | До замены новыми | |
| 495. | Документы (порядки, рекомендации, психофизиологические требования) о диагностике (экспертизе) профессиональной пригодности работников | До замены новыми | До замены новыми | До замены новыми | До замены новыми | |
| 496. | Протоколы, заключения психофизиологических обследований работников | 50 лет | 50/75 лет | 50/75 лет | 50/75 лет | |
| 497. | Списки работающих на производстве с вредными, опасными условиями труда | _ | 50/75 лет | 50/75 лет | 50/75 лет | |
| 498. | Наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов; на выполнение особо опасных и вредных работ | _ | 1 год (1) (2) | 1 год (1) (2) | 1 год (1) (2) | После закрытия наряда- допускаПри производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве – 45 лет |
| 499. | Гигиенические требования к условиям труда инвалидов | До замены новыми | До замены новыми | До замены новыми | До замены новыми | |
| 500. | Документы (заключения, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников организаций | 5 лет ЭПК | 5 лет ЭПК | 5 лет ЭПК | 5 лет | |
| 501. | Документы (акты, протоколы, заключения, сведения, справки, переписка) о расследовании и учете профессиональных заболеваний | 50 лет | 50/75 лет | 50/75 лет | 50/75 лет | |
| 502. | Договоры добровольного страхования работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний | 5 лет (1) | 5 лет (1) | 5 лет (1) | 5 лет (1) | (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору |
| 503. | Документы (программы, протоколы, списки, переписка) об обучении работников по охране труда | 5 лет | 5 лет | 5 лет | 5 лет | |
| 504. | Журналы учёта: | |||||
| а) инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) | 45 лет | 45 лет | 45 лет | 45 лет | ||
| б) профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда | 5 лет | 5 лет | 5 лет | 5 лет | ||
| в) выдачи нарядов-допусков на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов; на выполнение особо опасных и вредных работ; | _ | 1 год (1) (2) | 1 год (1) (2) | 1 год (1) (2) | После закрытия наряда-допуска При производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве – 45 лет | |
| г) несчастных случаев на производстве, учета аварии; | 45 лет | 45 лет | 45 лет | 45 лет | ||
| д) проведения специальной оценки условий и охраны труда; | 10 лет | 10 лет | 10 лет | 10 лет | ||
| е) административных взысканий за нарушение санитарных норм и правил; | 3 года | 3 года | 3 года | 3 года | ||
| ж) проверки знаний по электробезопасности у персонала с группой I по электробезопасности; | 5 лет | 5 лет | 5 лет | 5 лет | ||
| з) инструктажа по радиационной безопасности | 10 лет | 10 лет | 10 лет | 10 лет | ||
| 505. | Акты, предписания по охране труда; документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении | 5 лет ЭПК | 5 лет ЭПК | 5 лет ЭПК | 5 лет ЭПК | |
| 506. | Комплексные планы организаций по улучшению условий и охраны труда, санитарно- оздоровительных мероприятий | Постоянно | Постоянно | Постоянно | Постоянно | |
| 507. | Документы (справки, предложения, обоснования, переписка) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, санитарно- оздоровительных мероприятий | 5 лет ЭПК | 5 лет ЭПК | 5 лет ЭПК | 5 лет ЭПК | |
| 508. | Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, сведения, справки, эскизы, схемы, фото- и видеодокументы, выписки из журналов инструктажа по охране труда) о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве | 45 лет (1) | 45 лет (1) | 45 лет (1) | 45 лет (1) | (1) Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – Постоянно |
| 509. | Нормы обеспечения средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно- профилактическим питанием | 3 года (1) | 3 года (1) | 3 года (1) | 3 года (1) | (1) После замены новыми |
| 510. | Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно- профилактическим питанием | 3 года (1) | 3 года (1) | 3 года (1) | 3 года (1) | (1) При отсутствии других документов о вредных и опасных условиях труда акты, заключения – 50/75 лет |
| 511. | Списки (ведомости) на выдачу средств индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием | 1 год | 1 год | 1 год | 1 год | |
| 512. | Документы (акты, доклады, справки, заключения, переписка) о соответствии (несоответствии) санитарно-эпидемиологическим и гигиеническим требованиям условий деятельности, территорий, зданий, строений, сооружений, помещений, оборудования, транспортных средств | 5 лет ЭПК | 5 лет ЭПК | 5 лет ЭПК | 5 лет ЭПК | |
| 513. | Переписка по вопросам охраны труда | 5 лет | 5 лет | 5 лет | 5 лет | |
Перечень документов, образующихся в процессе деятельности страховых организаций
Перечень документов, образующихся в процессе деятельности страховых организаций, с указанием сроков их хранения утв. Положением Росархива № 1, Банка России № 867-П от 27.08.2025.
Как и в предыдущем перечне, документы, образующиеся в процессе реализации мероприятий по охране труда могут сосредоточены в одноимённом разделе (раздел 6.3) и в других тематических разделах.
| 6.3. Охрана труда | |||
| Номер пункта | Вид документа (виды документов) | Срок хранения документов в страховых организациях | Примечания |
| 223. | Отчёты по проведению специальной оценки условий труда (СОУТ) и документы к ним (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сведения, данные, сводные ведомости, декларации соответствия, карты специальной оценки условий труда на конкретные рабочие места, перечни мероприятий по улучшению условий и охраны труда) | 45 лет; при вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет | |
| 224. | Сертификаты соответствия работ по охране труда (сертификаты безопасности) | 5 лет после истечения срока действия сертификата | |
| 225. | Документы (справки, предложения, обоснования, переписка) о состоянии и мерах по улучшению охраны труда | 5 лет | |
| 226. | Документы (порядки, рекомендации, психофизиологические требования) о диагностике (экспертизе) профессиональной пригодности работников | До замены новыми документами* | |
| 227. | Протоколы, заключения психофизиологических обследований работников | 50/75 лет | |
| 228. | Гигиенические требования к условиям труда инвалидов | До замены новыми требованиями* | |
| 229. | Документы (заключения, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников страховой организаций | 5 лет ЭПК | |
| 230. | Договоры добровольного страхования работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний | 5 лет после истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору | |
| 231. | Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников по охране труда | 5 лет | |
| 232. | Протоколы результатов обучения по охране труда | 5 лет | |
| 233. | Журналы, книги учёта: | ||
| а) инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте); | 45 лет | ||
| б) профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда | 5 лет | ||
| 234. | Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учёта аварий | 45 лет | |
| 235. | Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки, эскизы, схемы, фото и видеодокументы, выписки из журналов инструктажа по охране труда) о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве | 45 лет | |
| 236. | Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки, эскизы, схемы, фото и видеодокументы, выписки из журналов инструктажа по охране труда) о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве, связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами | Постоянно* | |
| 237. | Нормы обеспечения средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами | 3 года* после замены новыми нормами | |
| 238. | Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами | 3 года* | |
| 239. | Переписка по вопросам охраны труда | 5 лет* | |
Документ подлежит применению с 07 октября 2025 года.
